Շտապ նշված ֆաքս. Ավելի արագ տվեք պետին, տուփը լցրած էլեկտրոնային նամակները պետք է ապամոնտաժվեն, փոստատարի բերած նամակների կույտ և մի քանի ծանրոցներ պետք է շտապ «ցրվեն» բաժանմունքների միջով, իսկ աշխատողը արձակուրդի դիմում է գրել: Այստեղ դուք ունեք ինչպես գովազդ, այնպես էլ կարևոր հաշվապահական փաստաթղթեր: Քարտուղարի աշխատանքը դժվար է: Արժե կորցնել մեկ «թուղթ», քանի որ պարզվում է, որ դրանից է կախված կազմակերպության ճակատագիրը և ձեր կարիերան: Որպեսզի միշտ գտնեք այս կամ այն փաստաթուղթը, անհրաժեշտ է, որ կարողանաք ճիշտ գրանցել նամակագրությունը:
Անհրաժեշտ է
- Մուտքային նամակագրության ռեգիստր,
- ելքային փոստի տեղեկամատյան,
- 96 թերթ ծավալով տետրեր,
- կազմակերպության ձևերը,
- պանակներ
Հրահանգներ
Քայլ 1
Դուք պետք է գրանցեք բոլոր մուտքային և ելքային նամակագրությունները, ընդ որում `ստացման կամ ուղարկման օրը: Բոլոր տեսակների նամակագրությունը ենթակա է գրանցման ՝ փոստային առաքանիները, էլեկտրոնային նամակները, ֆաքսերը, որոնք անձամբ են առաքվում հաղորդագրության ձեռքերին: Կարևոր էլ-նամակները (մուտքային և ելքային) պետք է տպվեն և մուտքագրվեն այնպես, ինչպես նամակագրության այլ տեսակները: Բացի այդ, անհրաժեշտ է գրանցել ներքին նամակագրությունը `հուշագրեր, ծառայողական հուշագրեր, բացատրական նշումներ, հայտարարություններ, բողոքներ:
Քայլ 2
Նամակագրություն գրանցելու համար պահեք գրանցման հատուկ տեղեկամատյաններ: Կախված որոշակի տիպի նամակագրության ծավալից, դուք կարող եք ստեղծել մուտքային և ելքային նամակագրության ընդհանուր ամսագրեր, կամ լրացուցիչ դրանք բաժանել ըստ տեսակի: Օրինակ, ամսագիր պատրաստեք մուտքային և ելքային էլ. Փոստերը գրանցելու համար: Անկախ նամակագրության ծավալից, մուտքային և ելքային ֆաքսերի գրանցման համար հարմար է ստեղծել առանձին ամսագիր:
Քայլ 3
Եթե տպարանում տպագրված նամակագրության գրանցման հատուկ ամսագիր չունեք, վերցրեք սովորական տետր և տարածեք այն: Մուտքային տառերի մատյանում նշեք հաղորդագրության համարը, ստացման ամսաթիվը, ինչպես նաև նամակագրության տեսակը, եթե ունեք բոլոր տեսակի հաղորդագրությունների համար ընդհանուր մատյան ՝ էլեկտրոնայինից մինչև ֆաքսիմիլ: Առանձին սյունակում հակիրճ նկարագրեք նամակի բովանդակությունը: Հաջորդ սյունակում գրեք գլխի բանաձևը և այն անձի անունը, որին նամակը հանձնվել է կատարման: Գործնականում, եթե խնդիրը վերահսկվում է որոշակի անձի կողմից, շատ նամակներ չեն հասնում կառավարչին, բայց անմիջապես փոխանցվում են կատարողին, ուստի չպետք է այս սյունը մեծ դարձնել: Atureանկալի է ստորագրության տեղ թողնել կատարողի ազգանվան տակ կամ դրան կից ՝ նշելով, որ նա ստացել է փաստաթուղթը: Եթե ղեկավարը քարտուղարին հանձնարարել է վերահսկել փաստաթղթի «կատարումը», ապա առանձին սյունակում հսկողության մասին նշում է տեղադրվում կարմիր թանաքով («Կ» տառը կամ «հսկողություն» բառը): Սույն փաստաթղթի հետ կապված պատվերի կատարումն ավարտելուց հետո նշում կատարեք կատարման, ինչպես նաև «գործին» նամակի փոխանցման վրա (նշեք գործի համարը և դրա կազմավորման ամսաթիվը):
Քայլ 4
Նամակագրության գրանցումն անհրաժեշտ է նաև բոլոր ելքային հաղորդագրությունների համար: Ելքային նամակների մատյանում ավելի քիչ սյունակներ կան, քան մուտքային նամակագրության մատյանում: Ինչպես նաև մուտքային նամակների գրանցամատյանում, ելքային նամակների գրանցամատյանում կատարեք նամակի սերիական համարով սյուն, ամսաթվով սյուն `միայն առաքման, ուղարկվող նամակագրության տեսակով (անհրաժեշտության դեպքում), հաղորդագրության ամփոփագրով, փաստաթղթի (նամակի) ստեղծողի ազգանունով, ինչպես նաև գործի համարով սյունակով, որտեղ ներկայացվել է հաղորդագրության պատճենը:
Քայլ 5
Հատուկ ձևով պետք է գրանցեք նամակագրությունը, որն ուղարկում եք փոստով: Փոստով ուղարկված նամակների գրանցումն իրականացվում է կազմակերպության վերնագրի վրա: Ավելի լավ է միանգամից ուղարկել ոչ ավելի, քան 7-10 նամակ:Ձեռքով կամ համակարգչով, ձևի վրա, գրեք ուղարկման ամսաթիվը, ստորև, փոստով ուղարկված յուրաքանչյուր նամակի համար, նշեք գրառման սերիան, կազմակերպության անվանումը, գտնվելու վայրը (կարող եք նշել միայն քաղաքը կամ տարածաշրջան): Տեղ թողեք աջ կողմում: Այստեղ փոստով ստուգում ստանալուց հետո անհրաժեշտ է մուտքագրել դրանից փոստային համարները (սովորաբար 6-8 թվանշան): Յուրաքանչյուր առաքման համար կազմակերպության անվանման տակ գրեք ուղարկվող փաստաթղթերի համարները և ամսաթվերը կամ այլ տվյալներ, որոնք թույլ են տալիս դրանք նույնականացնել: Փոստային բաժանմունքում այս ցուցակը հաստատվում է փոստային նամականիշով: Կարող եք այն ներկայացնել առանձին պանակում կամ այն պանակում, որտեղ պահվում են ելքային հաղորդագրությունները:
Քայլ 6
Ներքին նամակագրության յուրաքանչյուր տեսակ գրանցելու համար անհրաժեշտ է առանձին ամսագիր: Յուրաքանչյուր ամսագրում նշեք փաստաթղթի համարը, դրա ամսաթիվը, ստեղծողի ազգանունը, ամփոփագիրը, գլխի որոշումը, կատարողի ազգանունը, վերահսկողության նշանը, ինչպես նաև գործի համարը:
