Enterpriseանկացած ձեռնարկության կամ կազմակերպության գործունեություն, անկախ սեփականության ձևից, անհնար է առանց փաստաթղթերի կառավարման, ինչը, փաստորեն, այս գործունեության հաստատումն է: Փաստաթղթերի շրջանառության միավորումը կատարվել է դեռ անցյալ դարի 79-ական թվականներին, բայց այն ժամանակ ստեղծված չափորոշիչները, աննշան փոփոխություններով և լրացումներով, գործում են մինչ այժմ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Կազմակերպության գործունեությանը աջակցելու համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի կառավարման միասնական համակարգը ներառում է երեք տեսակի փաստաթղթեր.
- կազմակերպչական;
- վարչական;
- տեղեկատվություն և տեղեկանք:
Փաստաթղթերի վերջին տեսակը օժանդակ է առաջին երկուսի նկատմամբ և, ի տարբերություն նրանց, կատարման համար պարտադիր չէ: Դրանք պարունակում են ծառայության հատուկ որևէ տեղեկատվություն, որը անհրաժեշտ է ինչպես ղեկավար որոշումներ կայացնելու, այնպես էլ դրանց ճիշտ ընկալման և իրականացման համար:
Քայլ 2
Տեղեկատու փաստաթղթերը ներառում են `բիզնես լրատուներ; հեռագրեր և հեռախոսային հաղորդագրություններ; ծառայություն, հաշվետվություն և բացատրական նշում; ամփոփագրեր, ակնարկներ և տեղեկատվական հաշվետվություններ, ակտեր: Այս փաստաթղթերի բովանդակությունը կարող է միայն հաշվի առնվել կամ գործողություն առաջացնել ՝ հիմնվելով այս տեղեկատվության վրա: Սա աշխատանքային հոսքի կարևոր մասն է, առանց որի անհնար է կազմակերպել որևէ արտադրական գործընթաց:
Քայլ 3
Եթե մենք խոսում ենք տեղեկատվության և հղումների որոշակի տիպերի մասին, դրանց հիմնական մասը, որպես կանոն, տեղեկատվական նամակներ են, որոնցում հեղինակները պատասխանողի ուշադրությանն են ներկայացնում որոշ փաստեր, ապրանքների վերաբերյալ տեղեկություններ, առաջիկա իրադարձությունների կամ գործողությունների մասին: Դրանք կարող են լինել ինչպես նախաձեռնող, այնպես էլ այն, ինչը գրված է կառավարման բարձրագույն մակարդակ ունեցող ծնողական կազմակերպություններից հանձնարարված խնդիրների կատարման հաշվետվության տեսքով: Ինքնահիմքով վաճառքի նամակները վերաբերում են նաև տեղեկատվությանը և տեղեկատու փաստաթղթերին:
Քայլ 4
Ամփոփում, ակնարկ կամ տեղեկատվական նշում - փաստաթղթեր, որոնք պարունակում են նույն տեսակի փաստերի, իրերի կամ իրադարձությունների նկարագրություն, որոնցում կարող է լինել հակիրճ ամփոփում, բայց այս պահանջը պարտադիր չէ: Սովորական վկայագրերը կարող են պատրաստվել շահագրգիռ կողմերի կամ անհատների խնդրանքով և ծառայել որպես որևէ փաստ հաստատող փաստաթուղթ: Սրանք են, օրինակ, աշխատավարձի վկայականները, ընտանիքի կազմը, աշխատանքի կամ ուսումնառության վայրը և այլն:
Քայլ 5
Serviceառայողական գրառումները սովորաբար օգտագործվում են որպես տեղեկատվության փոխանակում այն գերատեսչությունների միջև, որոնք ուղղակիորեն կախված չեն արտադրությունից: Հաշվետվությունները գրվում են անմիջական ղեկավարին `տեղեկացնելու համար այն փաստերի մասին, որոնք նա պետք է իմանա հերթապահության ընթացքում: Բացատրական հայտարարություններն օգտագործվում են աշխատանքային կարգապահության խախտման դեպքերում, դրանք գրվում են հենց խախտողների կողմից `իրենց արարքը բացատրելու համար: Հատուկ փաստը հաստատող ակտերը կազմվում են հավաքականորեն և ստորագրվում են ստուգման կամ գործողության առնվազն 3 մասնակիցների կողմից:
